Migration von SharePoint zu Umbraco für ein Unternehmensportal

Allerdings, als SaM Solutions das interne Firmenportal für Kommunikation, Zusammenarbeit und den Service für die Mitarbeiter entwickelt hat ist der Zugang zu Unternehmensdaten immer wichtiger geworden. Dennoch wurde das aktuelle System auf SharePoint Server 2013 aufgebaut und erfüllt die Anforderungen von SaM Solutions nicht in Bezug auf technische Lösungen, Sicherheit und Benutzererfahrung.

Das Portal ist unpraktisch zu verwalten, zu aktualisieren und zu benutzen. Zudem, da der SharePoint Server 2013 das Ende seiner Lebensdauer erreicht hat, war es für SaM Solutions wichtig, zukünftige Risiken in Bezug auf Sicherheit, Compliance und Wartung zu minimieren. Das Portal beinhaltete Unternehmensnachrichten, Richtlinien, Anweisungen, interne Dokumentation und andere für die Mitarbeiter gedachte Informationen.

Im Laufe der Zeit veraltete ein Teil dieser Inhalte oder war nur noch schwer zu finden. Dadurch entstand das Risiko, dass sich Mitarbeiter auf veraltete Informationen, Regeln oder Anweisungen verließen.

Auch die Benutzererfahrung erforderte eine grundlegende Überarbeitung. Das alte Portal bot eine veraltete Benutzeroberfläche, eine komplexe Inhaltsstruktur, langsame Ladezeiten und eine eingeschränkte mobile Nutzbarkeit. Die Mitarbeiter hatten Schwierigkeiten, sich im System zu orientieren, nach Informationen zu suchen, Medien anzuzeigen und zeitnahe Updates zu erhalten.

Eine weitere Herausforderung war die Portaladministration. Redakteure hatten nur begrenzte Flexibilität beim Arbeiten mit Inhaltsblöcken, Vorlagen, visuellen Elementen und Freigabeworkflows. Auch die Benutzerverwaltung benötigte Verbesserungen.

Das alte Portal war nur über das Unternehmens-Intranet oder per VPN erreichbar. Dies schränkte den Zugriff für Remote- und mobile Mitarbeiter ein und reduzierte das allgemeine Engagement bei internen Inhalten.

SaM Solutions musste sich zwischen einem Upgrade auf eine neuere SharePoint-Version und dem Wechsel zu einer flexibleren Plattform entscheiden, die die internen Kommunikationsbedürfnisse besser unterstützen konnte.

Nach einer Analyse der internen Bedürfnisse der Firma SaM Solutions entschied sich diese für Umbraco als neue CMS-Plattform für ihr Unternehmensportal aufgrund von Aspekten wie Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit, die für eine moderne Mitarbeiterlösung notwendig sind.

Das Team hat die Implementierung abgeschlossen und das Portal pünktlich und im Rahmen des Budgets gestartet.

Portalmigration zu Umbraco

SaM Solutions migrierte das Unternehmensportal von SharePoint Server 2013 zu Umbraco 11. Das neue CMS bot dem Kunden eine flexiblere Grundlage für die Verwaltung interner Inhalte, Unternehmensnachrichten, Dokumente, Veranstaltungen, Mitarbeiterservices und rollenbasierter Seiten.

Das Team übertrug ausgewählte Daten sicher von der alten Plattform auf die neue Lösung. Gleichzeitig bot die Migration die Gelegenheit, veraltete Materialien aufzuräumen, Inhalte neu zu strukturieren und die allgemeine Informationsarchitektur zu verbessern.

Der Open-Source-Charakter von Umbraco trug außerdem dazu bei, plattformbezogene Kosten zu senken und unnötige Lizenzkomplexität zu vermeiden.

UI/UX-Redesign und mobiler Zugriff

SaM Solutions gestaltete das Portal neu, um es übersichtlicher, schneller und einfacher bedienbar zu machen. Die neue Benutzeroberfläche verbesserte die Navigation, das Auffinden von Inhalten, die Seitenstruktur und den Zugriff auf wichtige Mitarbeiterservices.

Das Portal wurde zudem als vollständig responsives System entwickelt. Mitarbeiter können es nun von Desktops, Laptops, Tablets und mobilen Endgeräten aus nutzen.

Dies war besonders wichtig, da das alte Portal nur über das Unternehmens-Intranet oder VPN verfügbar war. Die neue Lösung ermöglicht einen sicheren Zugriff außerhalb des Intranets, sodass Mitarbeiter auch ohne VPN-Client in Verbindung bleiben können.

Sicherer Zugriff und Benutzerrollen

Sicherheit blieb während der gesamten Migration eine Kernanforderung. SaM Solutions integrierte das Portal mit Azure Active Directory und implementierte Authentifizierungs- sowie Single-Sign-On-Funktionen (SSO).

Die neue Lösung unterstützt rollenbasierten Zugriff. Bestimmte Seiten können abhängig von der Rolle des Benutzers und dem Bürostandort angezeigt werden.

Dies half SaM Solutions dabei, eine breitere Zugänglichkeit mit einer strengen Kontrolle über interne Inhalte und Mitarbeiterdaten zu kombinieren.

Integrationen mit Unternehmenssystemen

SaM Solutions integrierte das neue Portal in das bestehende IT-Ökosystem des Kunden, einschließlich HRM und Azure Active Directory.

Das Team verknüpfte die Plattform zudem mit externen Drittanbieter-Diensten. Diese Integrationen trugen dazu bei, manuelle Arbeit zu reduzieren, Mitarbeiter-Workflows zu verbessern und das Portal zu einem praktischen täglichen Werkzeug statt zu einem statischen Informationsarchiv zu machen.

Das Portal wurde außerdem mit der mobilen Event-Anwendung des Kunden synchronisiert. Dies vereinfachte die Verwaltung von corporate Online- und Offline-Events, Meetings und Benachrichtigungen für die Belegschaft.

Mitarbeiterzentrierte Funktionalitäten

Das neue Portal bietet Mitarbeitern an einem zentralen Ort Zugriff auf eine Vielzahl interner Dienste und Informationen.

Mitarbeiter können das Portal nutzen für:

• Zugriff auf Unternehmensregeln, Richtlinien, Anweisungen und interne Materialien
• Lesen von Unternehmensnachrichten und Updates
• Empfang von Benachrichtigungen über Events und Meetups
• Suche nach Kollegen in der Mitarbeiterdatenbank
• Verwaltung von Lebensläufen
• Aufgeben und Verwalten von Bestellungen bei Essenslieferdiensten
• Einsicht in Unternehmensrabatte und Sozialleistungen

Infolgedessen wurde das Portal zu einer zentralen Plattform für Mitarbeiterkommunikation, interne Services und Unternehmensnachrichten.

Agile Abwicklung

Die Firma SaM Solutions hat für die Anforderungen der Portalmodernisierung ein spezielles Projektteam zusammengestellt. Das Team besteht aus einem Produktbesitzer, einem Front-End-Entwickler, einem Back-End-Entwickler, einem UI/UX-Designer und einem QA.

Das Projekt wurde nach der agilen Methodik mit einwöchigen Sprints abgewickelt. Regelmäßige Kommunikation über Microsoft Teams hielt die Stakeholder informiert und sorgte für einen transparenten Fortschritt während des gesamten Engagements.

SaM Solutions lieferte innerhalb von 3,5 Monaten ein sicheres, responsives und leicht zu verwaltendes Unternehmensportal auf Umbraco-Basis.

Die neue Lösung half dem Kunden, sich vom veralteten SharePoint-Server-2013-Portal zu lösen und Risiken bezüglich Sicherheit, Wartung und Benutzerfreundlichkeit zu minimieren. Die Mitarbeiter erhielten eine moderne Plattform, die geräteübergreifend funktioniert und sicher ohne VPN aufgerufen werden kann.

SaM Solutions gewann zudem eine flexiblere CMS-Grundlage. Redakteure können Unternehmensinhalte, Nachrichten, Events, interne Materialien und Mitarbeiterservices nun effizienter verwalten.

Das Ergebnis ist ein modernes Unternehmensportal, das die Mitarbeiterkommunikation, den Informationszugang, die Zusammenarbeit und das Engagement nachhaltig verbessert hat.