Steigerung der monatlich aktiven Nutzer um 300% durch Migration auf ein Unternehmensportal basiert auf Umbraco

KUNDENPROFIL

Der Kunde ist ein internationales IT-Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland. Das Unternehmen ist seit mehreren Jahrzehnten auf dem Weltmarkt präsent und hat bereits Hunderte von Kunden gewonnen, darunter namhafte europäische, amerikanische und kanadische Firmen.

Herausforderung

In unseren ersten Gesprächen mit dem Team des Kunden identifizierte und kategorisierte SaM Solutions die bestehenden Probleme des Unternehmensportals:

• Datenrelevanz. Das Portal enthielt verschiedene Arten von Unternehmensmaterialien (Nachrichten, Unternehmensrichtlinien, Anweisungen usw.), aber ein erheblicher Teil der Inhalte war veraltet. Dies stellte eine Herausforderung dar, da es zu Verwirrung bei den Benutzern führte, die Produktivität behinderte und das Unternehmen möglicherweise Compliance-Risiken aufgrund veralteter Richtlinien und Anweisungen aussetzte.
• UI/UX und Leistung. Das Portaldesign und das Layout der Seitenvorlagen waren nicht mehr zeitgemäß, was zu einem unattraktiven Erscheinungsbild führte. Die komplexe Inhaltsstruktur erschwerte den Benutzern die Navigation im Portal, und die langsame Ladegeschwindigkeit der Seiten wirkte sich negativ auf das Benutzererlebnis aus.
• Funktionalität. Dem Unternehmensportal fehlten wesentliche Funktionen wie die Datensuche, die Inhaltsfilterung, die bequeme Anzeige von Medien und Benachrichtigungsoptionen, was dazu führte, dass die Mitarbeiter Schwierigkeiten beim Abrufen von Informationen hatten und das Surfen ineffizient war. Das Fehlen von zeitnahen Updates und Plugins erschwerte die Einführung neuer Funktionen.
• Portalverwaltung. Der Content-Management-Aspekt des Portals stellte Herausforderungen hinsichtlich der visuellen Inhaltsanpassung, Blockvorlagen und dem Inhaltsgenehmigungsprozess dar. Auch bei der Benutzerverwaltung gab es betriebliche Probleme.
• Integrationen. Das Fehlen von Integrationen mit internen und externen Systemen war eine Quelle der Frustration für die Mitarbeiter des Kunden, da es die Arbeitsabläufe behinderte und die betriebliche Effizienz verringerte.
• Sicherheit, Wartung und Support. Das lokale Portal basierte auf SharePoint Server 2013, dessen Support im April 2023 fast auslief. Ohne ein Upgrade wäre das Portal für Datenschutzverletzungen anfällig gewesen, was erhebliche Sicherheitsrisiken dargestellt hätte.
• Zugang. Das Portal war nur über das Intranet des Unternehmens oder über einen VPN-Client erreichbar. Diese Einschränkung führte zu einer geringen Anzahl aktiver Nutzer und einer äußerst geringen Beteiligung.

Um diese Probleme zu lösen, musste der Kunde sich entscheiden, entweder auf SharePoint Server 2016/2019 zu migrieren oder auf eine alternative Portalplattform umzusteigen, die auf dem Markt verfügbar ist.

LÖSUNG

Die Unternehmensberater von SaM Solutions begannen mit einer detaillierten Analyse der Anforderungen des Kunden. Nachdem wir alle Herausforderungen und Bedürfnisse verstanden hatten, schlugen wir vor, Umbraco zu nutzen – ein flexibles und intuitives Content-Management-System, das auf die Unterstützung der internen Zusammenarbeit in Unternehmen zugeschnitten ist und dem Unternehmen des Kunden viele Vorteile bieten kann, wie z. B.:

• Geringere Kosten (aufgrund des Open-Source-Charakters von Umbraco)
• Benutzerfreundliches Content Management
• Einfache Anpassung und Personalisierung
• Optimierte Arbeitsabläufe und Dokumentenmanagement
• Hohe Sicherheit und rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Nahtlose Integration und Erweiterbarkeit
• Vordefinierte Unterstützung für mehrsprachige Websites

Wir erstellten auch einen detaillierten Plan, der sicherstellte, dass das Portal innerhalb von 4 Monaten in Betrieb gehen würde. Unsere Planung berücksichtigte die Zeit, die der Kunde benötigte, um alle notwendigen Aktualisierungen der Unternehmensmaterialien vorzunehmen.

Inspiriert von unserem Vorschlag gab der Kunde grünes Licht für die Implementierung eines Umbraco-basierten Unternehmensportals nach dem Time and Material (T&M) Preismodell.

SaM Solutions stellte ein Team zusammen, das aus einem Product Owner, einem Front-End-Entwickler, einem Back-End-Entwickler, einem UI/UX-Designer und einem QA-Ingenieur bestand. Unser Team nutzte die agile Methodik mit einwöchigen Sprints, um für vollständige Transparenz über den Fortschritt zu sorgen. Zudem führten wir regelmäßige Anrufe mit dem Kunden über Microsoft Teams durch.

Während der gesamten Zusammenarbeit haben wir ein sicheres Umbraco-basiertes Portal entworfen und entwickelt. Das neue Portal ist vollständig responsiv und mit jedem mobilen Gerät kompatibel, so dass die Mitarbeiter auch unterwegs auf dem Laufenden bleiben können.

Unser Team hat die ausgewählten Daten sicher von der alten Lösung auf die neue migriert und die Plattform reibungslos in das bestehende Unternehmens-IT-Ökosystem – einschließlich HRM und Azure Active Directory (AD) – sowie in externe Drittanbieterdienste integriert. Wir haben das Portal auch mit der mobilen Event-Anwendung des Kunden synchronisiert und so die Verwaltung von Online- und Offline-Events und Meetings des Unternehmens optimiert.

Darüber hinaus haben die Spezialisten von SaM Solutions erfolgreich den Zugriff auf das Portal außerhalb des Intranets des Unternehmens ermöglicht, sodass Mitarbeiter jetzt ohne VPN auf das Portal zugreifen können. Wir haben außerdem die Möglichkeit implementiert, bestimmte Seiten basierend auf Benutzerrollen und dem Büro, zu dem sie gehören, anzuzeigen. Der Zugriff auf das Portal bleibt dank der Autorisierungs- und Single Sign-On (SSO)-Authentifizierungsfunktionen, die durch die Integration der Lösung in Azure AD bereitgestellt werden, äußerst sicher.

Das neu gestaltete Unternehmensportal, das auf Umbraco basiert, ermöglicht den Mitarbeitern des Kunden Folgendes:

• Zugriff auf die internen Regeln, Richtlinien und andere Materialien des Unternehmens
• Aktualisierung über die neuesten Unternehmensnachrichten zu bleiben
• Sofortige Benachrichtigungen über alle Veranstaltungen und Treffen zu erhalten
• Kollegen in der Mitarbeiterdatenbank leicht zu finden
• Ihre Lebensläufe zu verwalten
• Bestellungen bei einer Vielzahl von Essenslieferdiensten zu erstellen und zu verwalten
• Verfügbare Unternehmensrabatte und Sozialleistungen zu erkunden

Als Ergebnis lieferte SaM Solutions ein brandneues Unternehmensportal, um den Kunden bei der Beseitigung von Sicherheitsbedenken zu unterstützen, die Leistung und UX zu verbessern, alle erforderlichen Integrationen einzurichten und die wichtigsten Kennzahlen zu erhöhen.

Technologie

Ergebnisse

SaM Solutions führte das neue Unternehmensportal innerhalb des geplanten Budgets und des Zeitrahmens von nur 3.5 Monaten ein.

Der Kunde war mit der robusten Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit des Portals zufrieden und gab an, dass die neue Lösung sowohl vom Top-Management als auch von den Mitarbeitern äußerst gut angenommen wurde. Die Benutzer können jetzt problemlos Unternehmensinformationen abrufen und Benachrichtigungen in Echtzeit erhalten, was die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens effektiv fördert und die Abstimmung zwischen Mitarbeitern und Organisation verbessert.

Nach der Einführung des von unserem Team gelieferten Portals meldete der Kunde dreimal mehr monatlich aktive Benutzer sowie einen Anstieg der Aufrufe von Unternehmensnachrichten und -veranstaltungen um 460%. Innerhalb von 3 Monaten war die durchschnittliche Verweildauer auf der Website 300% höher (2.26 Minuten) als der Jahresdurchschnitt der gleichen Kennzahl auf dem alten Portal.