Individuelle Matching-Plattform für eine gemeinnützige Initiative zur Integration von Geflüchteten

Die Freiwilligen des Kunden betreuten mehrere miteinander verknüpfte Prozesse:

• Entgegennahme von Bewerbungsformularen, die von Geflüchteten und Gastfamilien eingereicht wurden
• Vergabe und Aktualisierung des Status beider Gruppen
• Prüfung verfügbarer Gästeprofile und Ermittlung geeigneter Gastfamilien
• Überwachung und Verwaltung des Status jeder Vermittlung zwischen Gastgebern und Gästen

Anfangs reichten Gäste und Gastgeber ihre Bewerbungen über eine einfache Unternehmenswebsite ein. Die übermittelten Daten flossen jedoch nicht direkt in die internen Arbeitsabläufe ein. Das machte die Bearbeitung der Bewerbungen zeitaufwendig und raubte wertvolle Ressourcen.

Gesucht war daher eine leistungsfähige Schnittstelle zwischen der Website und den internen Prozessen, die manuellen Aufwand reduziert und Abläufe beschleunigt. Die neue Lösung sollte zwei Bereiche vereinen: öffentliche Formulare für Gäste und Gastgeber sowie einen geschützten Verwaltungsbereich, über den Freiwillige die eingehenden Anträge prüfen, aktualisieren und bearbeiten können.

Das Team von SaM Solutions entwickelte eine Webanwendung, die den gesamten Vermittlungsprozess zentral bündelt und effizient unterstützt. Das System verbindet zwei Kernkomponenten:

• Öffentliche Webformulare: Direkt in die Website integriert, ermöglichen sie Gästen und Gastfamilien eine einfache Registrierung. Direkt nach dem Absenden geht eine automatische Bestätigung per E-Mail ein.
• Geschützter Verwaltungsbereich: Freiwillige greifen hier auf die zentrale Datenbank aller Anträge zu. Sie können Bewerbungen prüfen, Gespräche planen und passende Paare auf Basis der Profile und Interviewergebnisse zusammenführen.

Die Anwendung ermöglicht es den Freiwilligen,

• Formulare entgegenzunehmen und zu verwalten, die Gäste und Gastfamilien über die Website einreichen
• beiden Gruppen Status zuzuweisen und Statusänderungen während des gesamten Prozesses nachzuverfolgen
• verfügbare Kandidaten zu prüfen und potenziell passende Gastfamilien zu finden
• den Status jeder Vermittlung zwischen Gästen und Gastgebern zu überwachen und zu verwalten
• Profile anhand bestimmter Kriterien wie Alter, Geschlecht und weiterer relevanter Merkmale zu durchsuchen und zu filtern

Durch die Kombination öffentlicher Registrierungsfunktionen mit einem internen Verwaltungsbereich vereinfacht die Webplattform die Informationsverarbeitung. Gleichzeitig erhalten die Freiwilligen einen klaren Überblick über jede Bewerbung und mögliche Vermittlungen.

SaM Solutions entwickelte eine zentrale Datenbank- und Vermittlungsplattform, die auf die Arbeitsabläufe des Kunden zugeschnitten ist. Die Plattform optimierte die operativen Prozesse und ermöglicht es der Organisation, ihre soziale Wirkung zu steigern, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen.

• Optimierte Arbeitsabläufe: Zeitaufwendige manuelle Prozesse wurden durch strukturierte digitale Workflows ersetzt. Dadurch verkürzten sich die Bearbeitungszeiten für eingehende Unterlagen erheblich.
• Durchgängige Transparenz: Dashboards mit Echtzeitdaten verschafften der Leitung und den regionalen Koordinatoren einen vollständigen Überblick über verfügbare Gastplätze, offene Bewerbungen, laufende Vermittlungen und die wichtigsten Programmkennzahlen.
• Höhere Vermittlungsqualität: Die Suche anhand mehrerer Kriterien und zentral gespeicherte Interviewprotokolle halfen den Freiwilligen, Gastgeber und Gäste mit besserer Übereinstimmung zusammenzubringen.